[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Jeśli to nastąpi, Twój porządek obrad oraz harmonogram czasowy ulegną zburzeniu.Zdarza się to od czasu do czasu, gdyż niektórzy ludzie lubią słuchać własnego głosu lub znajdują upodobanie w zbędnych dyskusjach.Jeśli dyskusja się przedłuża, trzeba raczęj sprowadzić ją do zasadniczego tematu niż dopuścić, by wypowiedzi błądziły z dala od porządku obrad.Przypuśćmy, że tematem zebrania w tym tygodniu jest tegoroczny budżet szkoleń dla personelu działu kadr.Czuwaj na tym, by dyskusja toczyła się wokół tego tematu, a nie dotyczyła ubiegłorocznego budżetu, corocznego pikniku w następnym roku, polityki szkoleń w ogóle lub dywanu dla działu finansowego.Dopilnuj, by koledzy trzymali się Twoich tematów do dyskusji, a nie swoich własnych.Aby przywołać ich do porządku:· możesz im podziękować za zapał i zaangażowanie;· możesz przypomnieć, że masz ograniczony czas;· możesz stwierdzić, że nowe kwestie są na tyle ważne, że zalecasz włączenie ich do porządku następnego zebrania;· możesz poprosić osoby, których to dotyczy, o przygotowanie informacji i rozpowszechnienie ich wśród uczestników zebrania.Mówiąc inaczej, nie dezawuując ich, powstrzymaj osoby mające skłonność do długich wywodów lub prezentacji.Jeśli tego nie zrobisz, nie osiągniesz celów zebrania i narazisz firmę na stratę czasu.Nawet wówczas, gdy nie stosujesz formalnych zasad dyskusji parlamentarnej, musisz panować nad sytuacją.Jednym ze sposobów utraty poparcia jest poproszenie kogoś o przygotowanie sprawozdania, a następnie wyłączenie go z porządku obrad z tego powodu, że dyskusja nad innymi problemami trwała zbyt długo.SPOSóB 60ZACHęCAJ DO CZYNNEGO UDZIAłU W ZEBRANIACHNależy oczywiście kontrolować zachowanie osób wykorzystujących zebrania jako forum do dyskusji nad ich osobistymi sprawami.Przy rozważnym podejściu możesz utrzymać kontrolę nad osobami usiłującymi zdominować dyskusję.Niestety, niektóre osoby traktują zebrania, jako okazję do zareklamowania się lub zdezawuowania innych.Starając się okiełznać te osoby, powinieneś równocześnie zachęcić do czynnego udziału w zebraniu osoby bardziej powściągliwe.Bądź świadom faktu, że nie każdy potrafi szybko myśleć lub swobodnie wypowiadać się na zebraniach.Niektórzy ludzie są bardziej refleksyjni lub mniej chętnie wyrażają swoje opinie.Niektórych może powstrzymywać od zabrania głosu fakt, że w firmie pracują od niedawna albo temat nie jest im dobrze znany.Niektórych powstrzymywać może struktura władzy w firmie.Innych może zniechęcać do zabrania głosu czyjeś agresywne lub sarkastyczne zachowanie.Gdy przewodniczysz zebraniu, zorientuj się, kto w nim bierze udział, a kogo nie ma.Zachęcaj wszystkich do wyrażania swoich poglądów.Proś o komentarze.Zadawaj bezpośrednie pytania.Kierując pytania do osób, które nie potrafią się swobodnie wypowiadać, sygnalizujesz im, że cenisz sobie ich opinie.Nie stosuj techniki zabierania głosu kolejno przez osoby siedzące przy stole.Wiedząc, że nadchodzi ich kolej, ludzie mogą przestać słuchać innych, by przygotować własną wypowiedź.Nie usłyszą, co wcześniej powiedziała osoba siedząca o dwa miejsca dalej, z prawej strony.Po zakończeniu wypowiedzi odprężają się z ulgą, że zostali „odfajkowani".Inną metodą zachęcania do czynnego udziału jest zapraszanie uczestników do wcześniejszego zaproponowania tematów porządku obrad.Ponieważ poproszono ich o udział w przygotowaniu zebrania, ludzie poczują, że ceni się ich opinie.Będą także mniej skłonni do narzekania na poruszane kwestie, jeśli mając okazje do przedstawienia swoich propozycji, nie wezmą udziału w przygotowaniach.SPOSóB 61SPORZąDZAJ NOTATKIZaznaczyliśmy, że zebrania są cenną okazją do wymiany poglądów.Jednakże zbyt często się zdarza, że w danej chwili pomysły spotykają się z uznaniem, a potem są zapominane.By nie stracić ich z pola widzenia, notuj najistotniejsze idee, obawy lub propozycje działania.Podczas gdy przebieg oficjalnych zebrań jest zazwyczaj protokołowany, to jednak nie wszystkie zebrania mają charakter oficjalny.Niemniej, nawet przy nieformalnych okazjach istotne jest, by pamiętać, co i kto powiedział.Jeśli ktoś dobrowolnie podjął się znalezienia odpowiedzi, zajęcia się problemem, utworzenia komisji lub też złożenia sprawozdania na następnym zebraniu, deklaracje te należy zanotować.Jeśli przedstawiono błyskotliwy pomysł, ale nie ma czasu, by go poddać pod dyskusję, byłoby sprawą karygodną zaprzepaścić go tylko dlatego, że ktoś nie pomyślał o prowadzeniu notatek.Nieważne kto protokołuje, czy Ty, kolega czy sekretarka, ktoś jednak musi robić notatki.Zbyt wiele pomysłów ulega zapomnieniu z powodu braku protokołów.Zbyt wiele zebrań ponownie zajmuje się poprzednio rozwiązanymi problemami, ponieważ nikt nie zanotował wymiany poglądów.A gdy nie ma śladu na piśmie, może się zdarzyć, że ludzi nie będzie można rozliczyć z ich zobowiązań.Protokoły należy zredagować jak najszybciej po zebraniu.Im dłużej pozostają one w formie notatek, tym większe jest prawdopodobieństwo, że po przepisaniu będą znacznie odbiegać od rzeczywistego przebiegu dyskusji; z tej prostej przyczyny, że pamięć ludzka jest zawodna.XIIIPrezentacjeRozmowy sam na sam są w biznesie zwykłą codziennością.Podobnie jest, gdy chodzi o wystąpienia wobec grupy osób.Jednak w tym drugim przypadku wyzwanie jest znacznie poważniejsze.Czujesz się osamotniony i bezbronny.Bez względu na to, jak dobrze się przygotujesz, masz dokuczliwe przeświadczenie, że katastrofa jest blisko lub że zrobisz z siebie głupca.Ponieważ często przeprowadzamy prezentacje, rozważmy kilka sposobów, jak pozbyć się przed nimi obaw i sprawniej je przeprowadzić.Postarajmy się zmniejszyć owo - dobrze nam wszystkim znane -uczucie zbliżającej się katastrofy.SPOSóB 62POZNAJ MIEJSCEWielu mówców wchodzi do sali w ostatniej chwili.Z tego powodu mogą wyglądać na zdezorientowanych, zastanawiać się, gdzie jest mikrofon, nieporadnie manipulować przy regulatorze głośności.Robią wszystko, co możliwe, by sprawić wrażenie nieprzygotowanych.Lepiej byłoby zapoznać się wcześniej z lokalnymi warunkami.Bez względu na to, jak jesteś zajęty, przygotuj swój harmonogram tak, abyś mógł wejść do sali co najmniej pięć lub dziesięć minut przed rozpoczęciem.Jeśli przewidujesz korzystanie ze sprzętu, będziesz potrzebował więcej czasu.Jeśli chodzi o sprzęt: upewnij się, że masz do dyspozycji to, czego potrzebujesz i sprawdź, czy działu.Jeśli zamierzasz korzystać z ekranu - czy wypróbowałeś na nim jedno ze swoich przezroczy lub folii? Czy potrzebujesz przedłużacza do kabla? Czy będziesz musiał przechodzić ponad kilkoma kablami leżącymi na podłodze? Czy audytorium będzie Cię widzieć, gdy staniesz za pulpitem? Czy będzie Ci on potrzebny? Czy zamiast tego nie skorzystałbyś z tablicy? Czy oświetlenie prawidłowo działa? Gdzie są wyłączniki? Czy sala jest tak ciemna, że nie widzisz swoich notatek lub tak jasna, że obrazy na ekranie stają się niewyraźne?Gdy jesteś już wewnątrz - sprawdź akustykę sali
[ Pobierz całość w formacie PDF ]